Hallo liebe Leser, dieser Artikel ist mein Beitrag zur „Getting-Things-Done“ Blogparade des Blogs http://www.selbstaendig-im-netz.de. Ich möchte damit einen Einblick  in meine Aufgabenstrukturierung, Organisation und Zeitplanung geben.

Die Anzahl der Projekte macht’s

Lange Zeit ging es mir so, dass ich den ganzen Tag über arbeitete und gestresst war,  aber am Ende des Tages gar nicht so recht wusste, was ich überhaupt alles geschafft hatte. Es war deprimierend und ernüchternd. Keines meiner fünf Projekte ging gleichmäßig voran, alles dauerte irgendwie ewig und ich sah keinen Fortschritt. Zugegeben, zu dem Zeitpunkt hatte ich auch eindeutig zu viele Projekte.

Leo Babautas Buch „The Power of Less“  (“Weniger bringt mehr”) überzeugte mich davon die Anzahl meiner Projekte zu überdenken und auf drei zu reduzieren.

Diese 3 Projekte wurden zu meinen „MIP’s“ (= most important projects) und in diese drei Projekte investiere ich nun den Großteil meiner Zeit.

Aufgaben ja, aber bite-sized bitte

Wenn ich feststelle, dass ich mit einer Aufgabe nicht vorankomme, ich nicht weiß wie ich beginnen soll oder mich hartnäckig davor drücke, dann erstelle ich einen Plan, wie ich mir selbst die Angst vor der Aufgabe nehmen kann.

Dies funktioniert am besten wenn ich die große, umfangreiche Aufgabe in ganz, ganz, ganz kleine Aufgaben aufteile. Die Aufgaben müssen so klein und einfach zu schaffen sein, dass ich mir denke, „Mann, das ist ja easy“ . Wenn ich dann die ersten paar der mini-kleinen Aufgaben geschafft habe und Fortschritt sehe, fallen auch alle weiteren nicht so kleinen Aufgaben nicht mehr schwer.

auf die tägliche dosis kommt es an

Jeden Tag nehme ich mir 2 Aufgaben pro “MIP”-Projekt vor. Eine davon ist meistens eine kleine, schnell zu erledigende Aufgabe (z.B. beim Frühstück) und die andere etwas umfangreicher. Wenn es sich hierbei um eine Aufgabe handelt, die nicht innerhalb von max. 1,5 Std. zu schaffen ist, so lege ich ein Zeitbudget für diese Aufgabe fest. Dieses Zeitbudget liegt meistens zwischen 25 Minuten und 1,5 Stunden. Um diesen Zeitraum einzuhalten, benutze ich mein Handy und speichere z.B. einen 25 Minuten Countdown ein, der mich nach Ende des Countdowns daran erinnert die nächste Aufgabe zu beginnen. Eine Küchenuhr, wie pomodore es verwenden, erfüllt hier den gleichen Zweck.

Aufgabenerfassung mit Wunderlist

Zur Erfassung meiner Aufgaben benutze ich Wunderlist. Ich hatte einige andere Projektmanagement- und Time Management-Programme ausprobiert, welche nur dazu führten, dass ich mehr Zeit damit verbrachte meine Aufgaben akkurat zu erfassen, als es gedauert hätte die zu erfassende Aufgabe zu erledigen.

Wunderlist ist kostenlos, webbasiert und kinderleicht zu bedienen. So habe ich, egal wo ich bin, immer Zugriff auf meine To-Do’s.

Für jedes meiner Projekte habe ich in Wunderliste eine entsprechende Liste angelegt und alle dazugehörenden Aufgaben darunter erfasst. Einige Aufgaben habe ich mit Datum versehen und andere sind ohne Datum erfasst. Aufgaben ohne Datum sind mehr Ideen als akute To-Do’s. Wunderlist erlaubt es mir Notizen zu meinen Aufgaben zu erfassen und wichtige Aufgaben mit einem “roten Sternchen” zu priorisieren.

Wenn ich steckenbleibe

Viele meiner Aufgaben benötigen Kreativität. Kreativität jedoch ist sehr ungehorsam und lässt sich nicht auf Befehl herauslocken. Steht also eine Aufgabe an, zu der es mir im Moment noch am notwendigen Glühlämpchen fehlt, so mache ich mit einer andere Aufgabe weiter, bis der kreative Groschen fällt. Manchmal kann dies 1 – 2 Tage dauern. Leider…

Batchtasks – alles andere erledigen

Pro Tag verbringe ich maximal 2 Std. pro MIP-Projekt und verbringe den Rest des Tages mit sogenannten „Batchtasks“. Batchtasks sind alle Aufgaben, die außerhalb der drei Hauptprojekte erledigt werden müssen. Hierzu zählt z.B. Hausarbeit, Einkaufen, Post abgeben usw. Pro Tag plane ich max. 4 Batchtasks ein. Alles andere muss bis morgen warten können.

Gleichartige Aufgaben ZUSAMMENFASSEN

Ich versuche ebenfalls ähnliche Aufgaben miteinander zu verknüpfen, wie z.B. alle Arbeiten am Computer zusammenfassen, alle Arbeiten in der Werkstatt zusammenfassen etc.

AM mORGEN

Morgens beim Frühstück erledige ich bereits die ersten Mini-Tasks meiner MIP’s, die nicht mehr als max. 15mins benötigen. Dann erledige ich die anspruchsvolleren und zeitintensiveren Tasks.

Am Abend für den nächsten Tag planen

Am Ende jeden Tages plane und priorisiere ich die Aufgaben für den nächsten Tag. So weiß ich genau was auf mich zukommt.

Meine persönlichen Grundvoraussetzungen für produktives Arbeiten:

- Ein aufgeräumter Schreibtisch

- Stille

- Immer nur eine Aufgabe auf einmal erledigen – KEIN Multitasking

- Ausreichend Schlaf

- Motivation

- Am Ende des Tages das Gefühl haben, dass an jeder „Front“ etwas erledigt wurde.

Faktoren, die meine Produktivität beeinträchtigen und stören

Am meisten beeinträchtigt mich eine Störung meines Biorhythmus z.B. durch unzureichend schlaf (wenn ich am Abend zuvor zu lange wach oder weg war) oder durch Krankheit. Dann merke ich wie meine Produktivität sinkt und meine „Wunderlist“ nicht kürzer wird.

In dem Fall versuch ich so schnell wie möglich den alten Rhythmus wieder aufzugreifen bzw. gesund zu werden und gehe früher ins Bett, schone mich mal einen Tag und greife dann am Tag danach wieder voll an.

Wie erledigt Ihr Eure Aufgaben? Welches System verwendet Ihr? Wir freuen uns über Kommentare!

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Link zum Buch von Leo Babauta:

Weniger bringt mehr: Die Kunst, sich auf das Wesentliche zu beschränken